Non hai fatto la formazione da istruttore di Pilates per passare il martedì sera a inseguire una fattura non pagata. Eppure — eccoci qui.
Incassare i pagamenti sembra la parte semplice della gestione di uno studio. Non lo è. La fattura che volevi inviare la settimana scorsa. Il bonifico che devi ancora verificare. Il rinnovo dell'abbonamento che è scivolato via mentre davi lezioni consecutive. Per uno studio boutique, il lavoro amministrativo sui pagamenti è quasi del tutto evitabile — ma solo se la configurazione è quella giusta.
Bobclass ha la fatturazione integrata direttamente nell'app di gestione dello studio, coprendo tutti gli scenari comuni: pagamenti con carta online, bonifici bancari, fatture PDF emesse manualmente, contanti e — novità — abbonamenti che si rinnovano e si incassano automaticamente. Ogni flusso produce un registro completo — numero di fattura, data, importo, cliente — senza uno strumento contabile separato né un foglio di calcolo che inevitabilmente perderai.
Questa guida spiega come funziona ogni flusso, quanto costa e a quali situazioni si adatta davvero.
Come viene incassato il pagamento
Non esiste un unico modo «corretto» per fatturare i clienti Pilates: dipende dalle preferenze dei tuoi clienti, dal tuo paese e da come è configurato il tuo studio. I flussi si dividono lungo due assi — chi avvia l'acquisto e come il cliente paga concretamente — più uno che, una volta configurato, va avanti da solo.
Il cliente paga con carta
Il cliente sfoglia il tuo negozio e acquista un pacchetto di lezioni, un abbonamento o un articolo. Paga con carta di credito o di debito tramite Stripe al momento del checkout.
Bobclass registra sia la vendita sia il pagamento automaticamente. Nessun sollecito, nessun follow-up. Il cliente riceve una ricevuta; tu vieni pagato.
Si applicano le commissioni di elaborazione StripeIl cliente paga tramite bonifico
Stesso flusso di checkout online, ma il cliente seleziona il bonifico bancario invece della carta. Vede i tuoi dati bancari e conferma nell'app di aver effettuato il bonifico.
Tu verifichi sul tuo conto bancario e segni come pagato in Bobclass. Un po' più manuale, ma senza commissioni di elaborazione — e molto comune nei mercati dove il bonifico è semplicemente la norma.
Nessuna commissione di elaborazioneInvii un link di pagamento
Crei la fattura in Bobclass e invii al cliente un link di pagamento — via e-mail o WhatsApp. Il cliente clicca e paga con carta tramite Stripe, senza bisogno di accedere né di creare un account.
In Bobclass la vendita viene registrata e il pagamento con carta viene contabilizzato automaticamente. Ideale per i rinnovi degli abbonamenti, le sessioni una tantum o ogni volta che vuoi la comodità del pagamento con carta senza che il cliente debba passare dal negozio.
Si applicano le commissioni di elaborazione StripeInvii una fattura PDF
Crei la vendita in Bobclass, che la registra e genera una fattura PDF correttamente formattata — IBAN/BIC, codice QR svizzero o qualunque formato locale sia richiesto. Poi la invii al cliente via e-mail o WhatsApp.
Il cliente paga tramite bonifico e tu segni come pagato. Ideale per clienti aziendali, accordi a lungo termine o ovunque sia atteso un documento formale.
Nessuna commissione di elaborazioneIl cliente si abbona, poi paga automaticamente
Il cliente acquista un abbonamento a rinnovo automatico nello store di Bobclass Go — una volta sola. Da lì in poi Stripe lo addebita all'intervallo che hai impostato, tramite addebito diretto SEPA (prima accetta un mandato) o con carta. Nessuna fattura da inviare, nessun vuoto tra un periodo e l'altro.
Nessuno viene addebitato senza aver dato il consenso, ed entrambe le parti possono disdire in qualsiasi momento. Al momento in beta per gli studi con piano Studio — scrivici per partecipare. Come funziona →
Commissione di elaborazione Stripe + commissione Stripe BillingIl cliente paga di persona
Il cliente paga in contanti. Tu segni come pagato in Bobclass, che genera una ricevuta PDF che puoi inviare al cliente o conservare per i tuoi archivi. Meno comune di un tempo, ma capita ancora — walk-in, drop-in o clienti che semplicemente lo preferiscono.
Nessuna commissione di elaborazioneLe commissioni Stripe sono reali: tipicamente tra l'1,5 e il 2,9% più un piccolo importo fisso per transazione, a seconda del tipo di carta e del paese. Noi non aggiungiamo nulla sopra; è quello che addebita Stripe, e qualsiasi processore di pagamento con carta addebita qualcosa di comparabile. Se preferisci evitarle del tutto, il bonifico bancario e la fattura PDF sono entrambi gratuiti — il compromesso è che devi controllare il conto bancario e segnare i pagamenti manualmente. Per gli abbonamenti mensili o i pacchetti grandi, di solito non è un problema. Per transazioni piccole e frequenti potrebbe valere la comodità della carta. Gli abbonamenti a rinnovo automatico comportano un'ulteriore commissione Stripe: Stripe Billing, il motore degli abbonamenti, trattiene lo 0,7 % del volume fatturato. L'addebito diretto SEPA in sé costa 0,35 € fissi per addebito — senza percentuale.
Formati di fattura locali — perché una soluzione unica non va bene per tutti
Se hai mai effettuato un bonifico a qualcuno in Svizzera e hai notato che andava liscio usando il loro codice QR ma che la via manuale con l'IBAN era macchinosa — capisci perché i formati di pagamento locali contano. Ogni paese ha i propri standard e i clienti si aspettano fatture conformi a ciò che conoscono.
Bobclass ti permette di configurare il formato di pagamento locale nelle impostazioni, in modo che le fatture PDF generate usino sempre il formato corretto per il tuo mercato.
Lo standard nell'eurozona e nella maggior parte d'Europa. Le fatture includono il tuo IBAN e il codice BIC/SWIFT — tutto ciò di cui un cliente ha bisogno per effettuare un bonifico bancario.
La Svizzera usa il formato QR-bill: un codice QR scansionabile contenente tutti i dettagli di pagamento, incluso direttamente nella fattura PDF. Le app bancarie svizzere lo leggono automaticamente; nessuna immissione manuale necessaria.
I bonifici nel Regno Unito usano un sort code a 6 cifre e un numero di conto a 8 cifre — non IBAN. Le fatture mostrano entrambi nel formato che le banche britanniche si aspettano per i Faster Payments.
I bonifici nazionali USA usano il numero di conto e il numero di routing (ABA). Le fatture mostrano entrambi nel formato che le banche americane si aspettano.
Per i mercati non coperti sopra, puoi definire un blocco di dati di pagamento personalizzato — qualsiasi combinazione di campi ti serva — che Bobclass include nelle fatture generate.
Questo conta più di quanto sembri. Uno studio a Milano o Amsterdam che invia una fattura professionalmente formattata con l'IBAN/BIC corretto ha l'aria di un'azienda seria. Uno studio a Zurigo le cui fatture includono un codice QR svizzero scansionabile risparmia ai clienti il passaggio manuale di copia-incolla ad ogni pagamento. Piccole cose — ma il tipo di piccola cosa che i clienti notano e che ti distingue dallo studio che manda uno screenshot dei propri dati bancari.
Cosa viene generato automaticamente
Qualunque flusso tu utilizzi, Bobclass genera una traccia completa:
- Numero di fattura — sequenziale, coerente, quello di cui ha bisogno il tuo commercialista
- Data di emissione e data di scadenza — configurabili nelle fatture emesse manualmente
- Voci — pacchetto di lezioni, abbonamento, nome della sessione, quantità, prezzo unitario
- Totale e IVA — se applicabile alla tua configurazione
- Dati di pagamento del tuo studio — nel formato locale che hai configurato
- Stato del pagamento (non pagato, pagato, scaduto), sempre aggiornato nella vista del cliente
Per i pagamenti in contanti, Bobclass genera una ricevuta anziché una fattura — stessa struttura, ma contrassegnata come ricevuta invece che dovuta.
Quale flusso per quale situazione
In pratica la maggior parte degli studi finisce per usare due o tre flussi, non uno solo. Ecco come si distribuiscono tipicamente:
| Situazione | Flusso consigliato | Perché |
|---|---|---|
| Nuovo cliente che acquista il primo pacchetto online | Acquisto online · carta | Conferma immediata, nessun follow-up necessario |
| Cliente abituale che preferisce non usare la carta | Acquisto online · bonifico | Stesso flusso online; nessuna commissione Stripe |
| Rinnovo abbonamento per un cliente esistente | Avviato dallo studio · link di pagamento | Invii il link direttamente; il cliente paga con carta senza passare dal negozio |
| Cliente aziendale (HR acquista un blocco per un dipendente) | Avviato dallo studio · fattura PDF | I team finanziari si aspettano un documento formale da approvare e archiviare |
| Cliente in Svizzera che paga tramite bonifico | Avviato dallo studio · fattura PDF | Il codice QR svizzero sulla fattura rende il bonifico privo di attrito |
| Walk-in o drop-in che paga all'ingresso | Contanti | Rapido, ricevuta generata, nessuna complicazione |
| Abbonamento mensile che preferisci non dover sollecitare | Rinnovo automatico · SEPA o carta | Il cliente si abbona una volta; Stripe incassa ogni periodo, senza fattura |
Abbonamenti e rinnovi
Un abbonamento in Bobclass può rinnovarsi in due modi. Lo decidi tu, abbonamento per abbonamento.
Il rinnovo manuale è l'impostazione predefinita. Quando un periodo termina, crei una nuova vendita per il cliente e gli invii un link di pagamento, una fattura PDF, o entrambi — direttamente dall'app via WhatsApp o e-mail. Pochi clic, controllo totale. La conversazione sul rinnovo resta nelle tue mani, e un messaggio personale con la fattura sembra un servizio, non una bolletta. La maggior parte dei clienti rinnova senza commenti.
Il rinnovo automatico addebita al cliente a intervalli fissi — ogni mese, per esempio — senza che nessuno debba muovere un dito. Dietro le quinte è un vero abbonamento Stripe, incassato tramite addebito diretto SEPA (il cliente accetta un mandato una sola volta) o con carta. Nessuno viene addebitato senza aver dato il consenso, ed entrambe le parti possono disdire in qualsiasi momento: il cliente dal portale clienti Stripe in Bobclass Go, tu dal suo profilo. Chiude il vuoto di entrate tra un periodo e l'altro; in cambio c'è una piccola commissione Stripe Billing in aggiunta alla normale commissione di elaborazione. Come funziona →
Il rinnovo automatico è al momento in beta, per gli studi con piano Studio — scrivi a support@bobclass.com se vuoi partecipare.
E per quanto riguarda la contabilità e l'IVA?
Per chiarire il perimetro: Bobclass è uno strumento di gestione dello studio, non un software di contabilità. Tiene un registro pulito e numerato sequenzialmente di ogni transazione — esattamente quello che vuole il tuo commercialista — ma non si connette al tuo software contabile, non presenta le dichiarazioni IVA né fa nulla che descriveresti come contabilità.
Per la maggior parte degli studi boutique, va bene così. Esporta il tuo storico pagamenti a fine anno, consegnalo al commercialista, fatto. Se sei registrato per l'IVA, le fatture Bobclass includono un campo IVA che puoi configurare. Se hai bisogno di un'integrazione più profonda con il software contabile, esporti i dati e li importi altrove — una volta al mese di solito è più che sufficiente e richiede pochi minuti.
Se speravi in una soluzione contabile tutto in uno: quella è una categoria di strumento diversa. Ma per tenere un registro pagamenti ordinato e inviare fatture senza complicazioni, Bobclass fa il suo lavoro.
La variabile più grande nella velocità di pagamento non è quale flusso usi — è quanto velocemente invii la fattura. Gli studi che fatturano immediatamente dopo la sessione o l'acquisto vengono pagati prima di quelli che raggruppano le fatture a fine mese. Bobclass rende l'emissione di una fattura dalla vista sessione una questione di secondi, eliminando il principale motivo per cui gli studi ritardano: non è più un'attività che rimandi a dopo.
Guide correlate
La fatturazione si affianca alla domanda più ampia di come i clienti prenotano e pagano le sessioni — che tu offra prenotazione online, offline o una combinazione. Quella guida copre le opzioni in maggiore dettaglio, incluso come strutturare pacchetti e abbonamenti per diversi tipi di clienti.
Se stai valutando Bobclass rispetto alla piattaforma che usi attualmente — o stai pensando di cambiare — la guida alla migrazione spiega cosa aspettarsi dalla transizione, incluso come vengono trasferiti lo storico pagamenti e i dati dei clienti.