Du hast nicht als Pilates-Kursleiter angefangen, um Dienstagabends einer unbezahlten Rechnung nachzurennen. Und doch.
Zahlungen einzuziehen klingt nach dem einfachen Teil des Studio-Betriebs. Ist es nicht. Die Rechnung, die du letzte Woche schreiben wolltest. Die Banküberweisung, die du noch bestätigen musst. Die Mitgliedschaftsverlängerung, die zwischen zwei Back-to-back-Einheiten untergegangen ist. Für ein Boutique-Studio ist der Zahlungsaufwand weitgehend vermeidbar — aber nur, wenn das Setup stimmt.
Bobclass hat die Abrechnung direkt in die Studio-Management-App integriert und deckt alle gängigen Szenarien ab: Online-Kartenzahlung, Banküberweisung, händisch ausgestellte PDF-Rechnungen und Barzahlung. Jeder Ablauf erzeugt einen sauberen Beleg — Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Kunde — ohne ein separates Buchhaltungsprogramm oder eine Tabelle, die du unweigerlich verlierst.
Die vier Zahlungswege
Es gibt keinen einzigen „richtigen" Weg, Pilates-Kunden zu fakturieren: Es hängt von den Vorlieben deiner Kunden, deinem Land und dem Setup deines Studios ab. Die vier Hauptabläufe gliedern sich entlang zwei Achsen — wer den Kauf initiiert und wie der Kunde tatsächlich zahlt.
Kunde zahlt per Karte
Der Kunde stöbert durch deinen Shop und kauft ein Kurspaket, eine Mitgliedschaft oder ein Shopartikel. Er bezahlt per Kredit- oder Debitkarte über Stripe an der Kasse.
Bobclass erfasst Verkauf und Zahlung automatisch. Kein Nachhaken, kein Follow-up. Der Kunde bekommt eine Quittung; du wirst bezahlt.
Stripe-Bearbeitungsgebühr fällt anKunde zahlt per Überweisung
Derselbe Online-Checkout-Ablauf, aber der Kunde wählt Banküberweisung statt Karte. Er sieht deine Bankdaten und bestätigt in der App, dass er die Überweisung getätigt hat.
Du prüfst deinen Kontoeingang und markierst in Bobclass als bezahlt. Ein bisschen manueller — aber keine Bearbeitungsgebühr, und in Deutschland, Österreich und der Schweiz schlicht der bevorzugte Weg vieler Kunden.
Keine BearbeitungsgebührDu sendest einen Zahlungslink
Du erstellst die Rechnung in Bobclass und sendest dem Kunden einen Zahlungslink — per E-Mail oder WhatsApp. Der Kunde klickt und zahlt per Karte über Stripe, ohne sich einloggen oder einen Account erstellen zu müssen.
In Bobclass wird der Verkauf erfasst und die Kartenzahlung automatisch dagegen gebucht. Gut für Mitgliedschaftsverlängerungen, Einzelstunden oder immer wenn du die Bequemlichkeit der Kartenzahlung willst, ohne dass der Kunde durch den Shop gehen muss.
Stripe-Bearbeitungsgebühr fällt anDu sendest eine PDF-Rechnung
Du erstellst den Verkauf in Bobclass, das ihn erfasst und eine korrekt formatierte PDF-Rechnung generiert — IBAN/BIC, Schweizer QR-Code oder was dein lokales Format erfordert. Du sendest sie per E-Mail oder WhatsApp.
Der Kunde überweist, und du markierst es als bezahlt. Gut für Geschäftskunden, langfristige Vereinbarungen oder überall wo ein formelles Dokument erwartet wird.
Keine BearbeitungsgebührKunde zahlt persönlich
Kunde zahlt bar. Du markierst es als bezahlt in Bobclass, das eine Quittungs-PDF generiert, die du dem Kunden schicken oder für deine Unterlagen behalten kannst. Seltener als früher, aber kommt noch vor — Walk-ins, Drop-ins oder Kunden, die es schlicht bevorzugen.
Keine BearbeitungsgebührStripe-Gebühren sind real: typischerweise 1,5–2,9 % plus ein kleiner Festbetrag je Transaktion, je nach Kartentyp und Land. Wir addieren nichts darauf; das ist was Stripe berechnet, und jeder Kartenzahlungsanbieter verrechnet etwas Vergleichbares. Wenn du es ganz vermeiden willst, sind Banküberweisung und PDF-Rechnung beide kostenlos — der Kompromiss ist, dass du deinen Kontoeingang manuell prüfen und Zahlungen manuell markieren musst. Für monatliche Mitgliedschaften oder große Pakete ist das meist keine Erschwernis.
Lokale Rechnungsformate — weil eine Größe nicht für alle passt
In Deutschland, Österreich und der Schweiz haben Kunden klar definierte Erwartungen daran, wie Rechnungen aussehen und wie Überweisungen abgewickelt werden. Eine professionell formatierte Rechnung mit den richtigen Angaben ist nicht nur schön — sie vereinfacht den Zahlungsprozess für deinen Kunden.
Bobclass lässt dich dein lokales Zahlungsformat in den Einstellungen konfigurieren, sodass generierte PDF-Rechnungen immer das richtige Format für deinen Markt verwenden.
Der Standard im Euroraum und den meisten europäischen Ländern. Rechnungen enthalten deine IBAN und BIC/SWIFT — alles, was ein Kunde für eine Banküberweisung braucht.
Die Schweiz verwendet das QR-Rechnung-Format: ein scanbarer QR-Code mit allen Zahlungsdetails, direkt auf der Rechnungs-PDF. Schweizer Banking-Apps lesen ihn automatisch aus — keine manuelle Eingabe nötig.
US-Inlandsüberweisungen nutzen Kontonummer und Routing-Nummer (ABA). Rechnungen zeigen beide im Format, das US-Banken erwarten.
Für nicht abgedeckte Märkte kannst du einen eigenen Zahlungsdetailblock definieren — beliebige Felder — den Bobclass in generierte Rechnungen einfügt.
Das ist wichtiger als es scheint. Ein Studio in Wien oder Amsterdam, das eine professionell formatierte Rechnung mit korrekter IBAN/BIC sendet, wirkt wie ein ernstes Unternehmen. Ein Studio in Zürich, das den Schweizer QR-Code auf Rechnungen hat, erspart Kunden bei jeder Zahlung manuelles Kopieren. Kleine Dinge — aber die Art von Kleinigkeit, die Kunden bemerken.
Was automatisch generiert wird
Welchen Ablauf du auch nutzt, Bobclass generiert einen vollständigen Beleg:
- Rechnungsnummer — sequenziell, konsistent, was dein Steuerberater braucht
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum — bei manuell ausgestellten Rechnungen konfigurierbar
- Positionen — Kurspaket, Mitgliedschaft, Stundentitel, Menge, Einzelpreis
- Gesamtbetrag und MwSt. — sofern für dein Setup zutreffend
- Zahlungsdetails deines Studios — in dem von dir konfigurierten lokalen Format
- Zahlungsstatus (unbezahlt, bezahlt, überfällig), immer aktuell in der Kundenansicht
Welcher Ablauf für welche Situation
| Situation | Empfohlener Ablauf | Warum |
|---|---|---|
| Neukunde kauft erstes Kurspaket online | Online-Kauf · Karte | Sofortige Bestätigung, kein Follow-up nötig |
| Stammkunde, der keine Karte nutzen möchte | Online-Kauf · Banküberweisung | Gleicher Online-Ablauf, keine Stripe-Gebühr |
| Mitgliedschaftsverlängerung für bestehenden Kunden | Studio-initiiert · E-Rechnungslink | Du sendest den Link direkt; Kunde zahlt per Karte ohne Shop-Besuch |
| Firmenkunde (HR kauft Einheiten für Mitarbeiter) | Studio-initiiert · PDF-Rechnung | Buchhaltungsabteilungen erwarten ein formelles Dokument zum Genehmigen und Archivieren |
| Schweizer Kunde zahlt per Überweisung | Studio-initiiert · PDF-Rechnung | Schweizer QR-Code auf der PDF macht die Überweisung reibungslos |
| Walk-in oder Drop-in zahlt an der Tür | Bar | Schnell, Quittung wird generiert, keine Reibung |
Mitgliedschaften und Verlängerungen
Mitgliedschaften in Bobclass verlängern sich nicht automatisch — wenn eine Mitgliedschaftsperiode endet, wird die Verlängerung vom Studio oder Kunden initiiert. Das ist beabsichtigt: Es vermeidet Überraschungsbelastungen und hält das Verlängerungsgespräch in den Händen des Studios.
In der Praxis ist die Verlängerung ein Klick. Du öffnest das Kundenprofil, tippst auf Verlängern, und Bobclass generiert eine neue Rechnung — entweder als E-Rechnungslink für Kartenzahlung oder als PDF für Banküberweisung. Du kannst sie direkt aus der App per WhatsApp oder E-Mail senden.
Die Verlängerung in die Wochenroutine einzubauen, oder einfach die Ansicht „Mitgliedschaften, die bald ablaufen" in Bobclass zu prüfen, verwandelt eine potenzielle Einkommenslücke in einen Bindungskontaktpunkt. Eine persönliche Nachricht mit der Verlängerungsrechnung fühlt sich nach Service an, nicht nach Rechnung. Die meisten Kunden verlängern kommentarlos.
Was ist mit Buchhaltung und MwSt.?
Zur Klarheit: Bobclass ist ein Studio-Management-Tool, kein Buchhaltungsprogramm. Es führt ein sauberes, fortlaufend nummeriertes Aufzeichnungssystem jeder Transaktion — genau das, was dein Steuerberater braucht — verbindet sich aber nicht mit DATEV oder LexOffice und reicht keine Umsatzsteuererklärung ein.
Für die meisten Boutique-Studios ist das fine. Exportiere deine Zahlungshistorie am Jahresende, übergib sie deinem Steuerberater, fertig. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, enthalten Bobclass-Rechnungen ein konfigurierbares MwSt.-Feld. Wenn du eine tiefere Integration in Buchhaltungssoftware brauchst, exportierst du die Daten und importierst sie anderswo — einmal im Monat reicht typischerweise und dauert wenige Minuten.
Die größte Variable bei der Zahlungsgeschwindigkeit ist nicht welchen Ablauf du nutzt — es ist wie schnell du die Rechnung sendest. Studios, die direkt nach der Einheit oder dem Kauf fakturieren, werden schneller bezahlt als solche, die Rechnungen am Monatsende sammeln. Bobclass macht das Ausstellen einer Rechnung aus der Stundenansicht in Sekunden möglich — das entfernt den Hauptgrund, warum Studios verzögern.
Verwandte Leitfäden
Die Abrechnung hängt mit der übergeordneten Frage zusammen, wie Kunden Einheiten buchen und bezahlen — ob du Online-Buchung, Offline-Buchung oder eine Mischung anbietest. Dieser Leitfaden behandelt die Optionen ausführlicher.
Wenn du Bobclass gegen eine Plattform evaluierst, auf der du aktuell bist — oder über einen Wechsel nachdenke — behandelt der Wechselleitfaden, was beim Übergang zu erwarten ist, einschließlich wie Zahlungshistorie und Kundendaten übertragen werden.