Du hast nicht als Pilates-Kursleiter angefangen, um Dienstagabends einer unbezahlten Rechnung nachzurennen. Und doch.
Zahlungen einzuziehen klingt nach dem einfachen Teil des Studio-Betriebs. Ist es nicht. Die Rechnung, die du letzte Woche schreiben wolltest. Die Banküberweisung, die du noch bestätigen musst. Die Mitgliedschaftsverlängerung, die zwischen zwei Back-to-back-Einheiten untergegangen ist. Für ein Boutique-Studio ist der Zahlungsaufwand weitgehend vermeidbar — aber nur, wenn das Setup stimmt.
Bobclass hat die Abrechnung direkt in die Studio-Management-App integriert und deckt alle gängigen Szenarien ab: Online-Kartenzahlung, Banküberweisung, händisch ausgestellte PDF-Rechnungen, Barzahlung und — neu — Mitgliedschaften, die sich automatisch verlängern und abbuchen. Jeder Ablauf erzeugt einen sauberen Beleg — Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Kunde — ohne ein separates Buchhaltungsprogramm oder eine Tabelle, die du unweigerlich verlierst.
Die Zahlungswege
Es gibt keinen einzigen „richtigen" Weg, Pilates-Kunden zu fakturieren: Es hängt von den Vorlieben deiner Kunden, deinem Land und dem Setup deines Studios ab. Die Abläufe gliedern sich entlang zwei Achsen — wer den Kauf initiiert und wie der Kunde tatsächlich zahlt — plus einem, der einmal eingerichtet von allein läuft.
Kunde zahlt per Karte
Der Kunde stöbert durch deinen Shop und kauft ein Kurspaket, eine Mitgliedschaft oder ein Shopartikel. Er bezahlt per Kredit- oder Debitkarte über Stripe an der Kasse.
Bobclass erfasst Verkauf und Zahlung automatisch. Kein Nachhaken, kein Follow-up. Der Kunde bekommt eine Quittung; du wirst bezahlt.
Stripe-Bearbeitungsgebühr fällt anKunde zahlt per Überweisung
Derselbe Online-Checkout-Ablauf, aber der Kunde wählt Banküberweisung statt Karte. Er sieht deine Bankdaten und bestätigt in der App, dass er die Überweisung getätigt hat.
Du prüfst deinen Kontoeingang und markierst in Bobclass als bezahlt. Ein bisschen manueller — aber keine Bearbeitungsgebühr, und in Deutschland, Österreich und der Schweiz schlicht der bevorzugte Weg vieler Kunden.
Keine BearbeitungsgebührDu sendest einen Zahlungslink
Du erstellst die Rechnung in Bobclass und sendest dem Kunden einen Zahlungslink — per E-Mail oder WhatsApp. Der Kunde klickt und zahlt per Karte über Stripe, ohne sich einloggen oder einen Account erstellen zu müssen.
In Bobclass wird der Verkauf erfasst und die Kartenzahlung automatisch dagegen gebucht. Gut für Mitgliedschaftsverlängerungen, Einzelstunden oder immer wenn du die Bequemlichkeit der Kartenzahlung willst, ohne dass der Kunde durch den Shop gehen muss.
Stripe-Bearbeitungsgebühr fällt anDu sendest eine PDF-Rechnung
Du erstellst den Verkauf in Bobclass, das ihn erfasst und eine korrekt formatierte PDF-Rechnung generiert — IBAN/BIC, Schweizer QR-Code oder was dein lokales Format erfordert. Du sendest sie per E-Mail oder WhatsApp.
Der Kunde überweist, und du markierst es als bezahlt. Gut für Geschäftskunden, langfristige Vereinbarungen oder überall wo ein formelles Dokument erwartet wird.
Keine BearbeitungsgebührKunde abonniert, dann wird automatisch abgebucht
Der Kunde kauft im Bobclass-Go-Store eine sich automatisch verlängernde Mitgliedschaft — einmal. Ab dann bucht Stripe im von dir festgelegten Intervall ab, per SEPA-Lastschrift (der Kunde erteilt vorher ein Mandat) oder per Karte. Keine Rechnung zu verschicken, keine Lücke zwischen den Perioden.
Niemand wird belastet, ohne zugestimmt zu haben, und beide Seiten können jederzeit kündigen. Derzeit in der Beta-Phase für Studios im Studio-Tarif — schreib uns, wenn du dabei sein möchtest. So funktioniert es →
Stripe-Transaktionsgebühr + Stripe-Billing-GebührKunde zahlt persönlich
Kunde zahlt bar. Du markierst es als bezahlt in Bobclass, das eine Quittungs-PDF generiert, die du dem Kunden schicken oder für deine Unterlagen behalten kannst. Seltener als früher, aber kommt noch vor — Walk-ins, Drop-ins oder Kunden, die es schlicht bevorzugen.
Keine BearbeitungsgebührStripe-Gebühren sind real: typischerweise 1,5–2,9 % plus ein kleiner Festbetrag je Transaktion, je nach Kartentyp und Land. Wir addieren nichts darauf; das ist was Stripe berechnet, und jeder Kartenzahlungsanbieter verrechnet etwas Vergleichbares. Wenn du es ganz vermeiden willst, sind Banküberweisung und PDF-Rechnung beide kostenlos — der Kompromiss ist, dass du deinen Kontoeingang manuell prüfen und Zahlungen manuell markieren musst. Für monatliche Mitgliedschaften oder große Pakete ist das meist keine Erschwernis. Bei sich automatisch verlängernden Mitgliedschaften kommt eine weitere Stripe-Gebühr hinzu: Stripe Billing, die Abo-Engine, nimmt 0,7 % des Abrechnungsvolumens. Die SEPA-Lastschrift selbst kostet pauschal 0,35 € pro Abbuchung — ohne Prozentsatz.
Lokale Rechnungsformate — weil eine Größe nicht für alle passt
In Deutschland, Österreich und der Schweiz haben Kunden klar definierte Erwartungen daran, wie Rechnungen aussehen und wie Überweisungen abgewickelt werden. Eine professionell formatierte Rechnung mit den richtigen Angaben ist nicht nur schön — sie vereinfacht den Zahlungsprozess für deinen Kunden.
Bobclass lässt dich dein lokales Zahlungsformat in den Einstellungen konfigurieren, sodass generierte PDF-Rechnungen immer das richtige Format für deinen Markt verwenden.
Der Standard im Euroraum und den meisten europäischen Ländern. Rechnungen enthalten deine IBAN und BIC/SWIFT — alles, was ein Kunde für eine Banküberweisung braucht.
Die Schweiz verwendet das QR-Rechnung-Format: ein scanbarer QR-Code mit allen Zahlungsdetails, direkt auf der Rechnungs-PDF. Schweizer Banking-Apps lesen ihn automatisch aus — keine manuelle Eingabe nötig.
Britische Überweisungen verwenden einen 6-stelligen Sort Code und eine 8-stellige Kontonummer — keine IBAN. Rechnungen zeigen beides im Format, das britische Banken für Faster Payments erwarten.
US-Inlandsüberweisungen nutzen Kontonummer und Routing-Nummer (ABA). Rechnungen zeigen beide im Format, das US-Banken erwarten.
Für nicht abgedeckte Märkte kannst du einen eigenen Zahlungsdetailblock definieren — beliebige Felder — den Bobclass in generierte Rechnungen einfügt.
Das ist wichtiger als es scheint. Ein Studio in Wien oder Amsterdam, das eine professionell formatierte Rechnung mit korrekter IBAN/BIC sendet, wirkt wie ein ernstes Unternehmen. Ein Studio in Zürich, das den Schweizer QR-Code auf Rechnungen hat, erspart Kunden bei jeder Zahlung manuelles Kopieren. Kleine Dinge — aber die Art von Kleinigkeit, die Kunden bemerken.
Was automatisch generiert wird
Welchen Ablauf du auch nutzt, Bobclass generiert einen vollständigen Beleg:
- Rechnungsnummer — sequenziell, konsistent, was dein Steuerberater braucht
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum — bei manuell ausgestellten Rechnungen konfigurierbar
- Positionen — Kurspaket, Mitgliedschaft, Stundentitel, Menge, Einzelpreis
- Gesamtbetrag und MwSt. — sofern für dein Setup zutreffend
- Zahlungsdetails deines Studios — in dem von dir konfigurierten lokalen Format
- Zahlungsstatus (unbezahlt, bezahlt, überfällig), immer aktuell in der Kundenansicht
Welcher Ablauf für welche Situation
| Situation | Empfohlener Ablauf | Warum |
|---|---|---|
| Neukunde kauft erstes Kurspaket online | Online-Kauf · Karte | Sofortige Bestätigung, kein Follow-up nötig |
| Stammkunde, der keine Karte nutzen möchte | Online-Kauf · Banküberweisung | Gleicher Online-Ablauf, keine Stripe-Gebühr |
| Mitgliedschaftsverlängerung für bestehenden Kunden | Studio-initiiert · E-Rechnungslink | Du sendest den Link direkt; Kunde zahlt per Karte ohne Shop-Besuch |
| Firmenkunde (HR kauft Einheiten für Mitarbeiter) | Studio-initiiert · PDF-Rechnung | Buchhaltungsabteilungen erwarten ein formelles Dokument zum Genehmigen und Archivieren |
| Schweizer Kunde zahlt per Überweisung | Studio-initiiert · PDF-Rechnung | Schweizer QR-Code auf der PDF macht die Überweisung reibungslos |
| Walk-in oder Drop-in zahlt an der Tür | Bar | Schnell, Quittung wird generiert, keine Reibung |
| Monatliche Mitgliedschaft, der du nicht hinterherlaufen willst | Automatische Verlängerung · SEPA oder Karte | Kunde abonniert einmal; Stripe zieht jede Periode ein, keine Rechnung nötig |
Mitgliedschaften und Verlängerungen
Eine Mitgliedschaft in Bobclass kann sich auf zwei Arten verlängern. Du entscheidest das pro Mitgliedschaft.
Manuelle Verlängerung ist der Standard. Wenn eine Periode endet, legst du einen neuen Verkauf für den Kunden an und schickst ihm einen Zahlungslink, eine PDF-Rechnung oder beides — direkt aus der App per WhatsApp oder E-Mail. Ein paar Klicks, volle Kontrolle. So bleibt das Verlängerungsgespräch in deiner Hand, und eine persönliche Nachricht mit der Rechnung fühlt sich nach Service an, nicht nach Rechnung. Die meisten Kunden verlängern kommentarlos.
Automatische Verlängerung belastet den Kunden in einem festen Intervall — zum Beispiel monatlich — ohne dass jemand einen Finger rühren muss. Dahinter steckt ein echtes Stripe-Abonnement, eingezogen per SEPA-Lastschrift (der Kunde erteilt einmalig ein Mandat) oder per Karte. Niemand wird belastet, ohne zugestimmt zu haben, und beide Seiten können jederzeit kündigen: der Kunde über das Stripe-Kundenportal in Bobclass Go, du über sein Profil. Das schließt die Einnahmelücke zwischen zwei Perioden; der Preis dafür ist eine kleine Stripe-Billing-Gebühr zusätzlich zur üblichen Transaktionsgebühr. So funktioniert es →
Die automatische Verlängerung ist derzeit in der Beta-Phase, für Studios im Studio-Tarif — schreib an support@bobclass.com, wenn du dabei sein möchtest.
Was ist mit Buchhaltung und MwSt.?
Zur Klarheit: Bobclass ist ein Studio-Management-Tool, kein Buchhaltungsprogramm. Es führt ein sauberes, fortlaufend nummeriertes Aufzeichnungssystem jeder Transaktion — genau das, was dein Steuerberater braucht — verbindet sich aber nicht mit DATEV oder LexOffice und reicht keine Umsatzsteuererklärung ein.
Für die meisten Boutique-Studios ist das fine. Exportiere deine Zahlungshistorie am Jahresende, übergib sie deinem Steuerberater, fertig. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, enthalten Bobclass-Rechnungen ein konfigurierbares MwSt.-Feld. Wenn du eine tiefere Integration in Buchhaltungssoftware brauchst, exportierst du die Daten und importierst sie anderswo — einmal im Monat reicht typischerweise und dauert wenige Minuten.
Die größte Variable bei der Zahlungsgeschwindigkeit ist nicht welchen Ablauf du nutzt — es ist wie schnell du die Rechnung sendest. Studios, die direkt nach der Einheit oder dem Kauf fakturieren, werden schneller bezahlt als solche, die Rechnungen am Monatsende sammeln. Bobclass macht das Ausstellen einer Rechnung aus der Stundenansicht in Sekunden möglich — das entfernt den Hauptgrund, warum Studios verzögern.
Verwandte Leitfäden
Die Abrechnung hängt mit der übergeordneten Frage zusammen, wie Kunden Einheiten buchen und bezahlen — ob du Online-Buchung, Offline-Buchung oder eine Mischung anbietest. Dieser Leitfaden behandelt die Optionen ausführlicher.
Wenn du Bobclass gegen eine Plattform evaluierst, auf der du aktuell bist — oder über einen Wechsel nachdenke — behandelt der Wechselleitfaden, was beim Übergang zu erwarten ist, einschließlich wie Zahlungshistorie und Kundendaten übertragen werden.